opplysninger "...ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen".
Det er formålet med behandlingen av opplysningene som angir hvor lenge opplysningene kan oppbevares. Når opplysningen ikke lenger er nødvendig ut fra formålet, skal den slettes eller sperres. Spørsmålet er derfor når en opplysning anses å være unødvendig. Slettespørsmålet må baseres på en konkret faglig vurdering.
PST arbeider i hovedsak med å forebygge fremtidige trusler og ikke med å etterforske allerede utførte handlinger. Derfor har PST behov for å behandle opplysninger i et lenger tidsrom enn det øvrige politiet. Dette elementet er viktig ved vurdering av sletting og sperring.
PSTs registreringer skal gjennomgås med jevne mellomrom for å sikre at opplysninger ikke blir liggende for lenge i tjenestens register uten vurdering av relevans. Dersom initialopplysningene ikke er tilført nye opplysninger i løpet av 5 år, skal opplysningene gjennomgås og vurderes i lys av om de fremdeles er nødvendige. Skulle det ikke være holdepunkter for at det er spesielt viktig å beholde opplysningen ut over denne perioden, skal opplysningen som hovedregel slettes.
Terskel for registreringer
PST har klare rammer for hvilke typer opplysninger som kan behandles. Av Instruks for Politiets sikkerhetstjeneste § 15 fremgår det hvilke opplysninger PST ikke har adgang til å behandle alene: "Opplysninger om en person kan ikke behandles kun på bakgrunn av hva som er kjent om personens etnisitet eller nasjonale bakgrunn, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningstilhørighet eller opplysninger om helsemessige eller seksuelle forhold."
Grensen i bestemmelsen blir fastsatt på bakgrunn av en konkret vurdering. I denne vurderingen er det blant annet relevant å legge vekt på elementer som voldspotensial, evne, vilje m.m. Den grunnleggende begrensningen som følger av Instruks for Politiets sikkerhetstjeneste § 15, er ikke ny for tjenesten, men ble innført med Overvåkingsinstruksen av 1977.
Begrensningene som ligger i Instruks for Politiets sikkerhetstjeneste § 15, har en tidsmessig forsinkelse. I en periode på inntil 4 måneder har PST adgang til å vurdere om opplysningene som behandles, kan være relevante for tjenesten. Mye av informasjonen som tilflyter PST er i utgangspunktet ikke verifisert. I løpet av 4 måneder har tjenesten adgang til å lagre og følge opp opplysningene for å se om de er riktige, og om det kan fremkomme ytterligere informasjon som kan synliggjøre relevans og nødvendighet. 4-månedersreglen blir på denne måten en tidsbegrenset utsettelse av kravet om at PST med en gang skal vurdere opplysningenes relevans for tjenesten, og således også en utsettelse av kravet om å vurdere opplysningens kvalitet.
PST må i sitt arbeid sørge for å unngå at det ikke blir handlet i strid med internasjonale menneskerettighetskonvensjoner, slik som Den europeiske menneskerettskonvensjonen
